Poderão ser Usuários Internos do SEI os servidores, funcionários contratados, estagiários desde que realizem o Curso SEI USAR ministrado pela Escola Nacional de Administração Pública – ENAP e apresentem o certificado de conclusão do referido Curso para o Ponto Focal Central de seu Órgão/Unidade, bem como aos autorizados pelos Secretários Municipais/Presidentes.

O cadastro de Usuário Externo será realizado pela Prefeitura Municipal futuramente. E este será destinado à pessoa física que participe de processos junto ao órgão, independente de vinculação a determinada pessoa jurídica, para fins de peticionamento (iniciar processos e inserir documentos em processos existentes), visualização de processos com restrição de acesso aos quais foram concedido acesso externo ou assinatura de contratos, convênios, termos, acordos e outros instrumentos congêneres celebrados com o órgão. O cadastro é personalíssimo, ou seja, sua operação é sob a responsabilidade da pessoa que opera o sistema, tendo como consequência a responsabilidade pelo uso indevido das ações efetuadas, as quais poderão ser passíveis de apuração civil, penal e administrativa.

A Pesquisa Pública do SEI-RJ é uma ferramenta que possibilita a transparência de processos e documentos dos órgãos e entidades do Poder Executivo do Estado do Rio de Janeiro.

Ela não é a mesma usada pelo usuário interno dentro do sistema, quando ele clica em "Pesquisa" no menu na Tela de Controle de processos. A pesquisa pública é um módulo separado com interface própria. Portanto, ao realizar uma pesquisa internamente no SEI, o sistema terá um comportamento diferente do apresentado pelo módulo da pesquisa pública.

Para obter sua conta no SEI, você deverá dirigir-se ao Ponto Focal Central de seu órgão e solicitar a criação de seu usuário..

Todos usuários com cadastro no SEI tem assinatura eletrônica. Basta informar o usuário e senha de login e após assinar o documento.

Sim. Os usuários podem assinar documentos de processos que estiverem tramitando em sua unidade (órgão), mesmo que redigidos por outro servidor. Por exemplo: Um Assessor que faça um despacho para o Secretário Municipal assinar.

Sim. Caso queira acrescentar mais algum modelo favor entrar em contato com seu Ponto Focal.

Na tela principal do SEI, no menu lateral à esquerda, clique em “Iniciar Processo”. Em seguida, selecione o tipo de processo e preencha os campos da tela de “Iniciar processo”.

Clique sobre o número do processo desejado. Clique no ícone "Incluir Documento". Escolha na lista o tipo de documento desejado. Digite as informações de identificação do documento.

• Texto inicial: Para um documento em branco, selecione a opção "Nenhum". (Para mais informações sobre como usar documentos e textos cadastrados acesse: "Criar texto padrão" e "Criar documento modelo" ).
• Descrição ( opcional ): Digite o assunto do documento.
• Nome na árvore: Complementação do nome do documento.
• Interessados: Por padrão, o sistema preencherá automaticamente com os interessados cadastrados no processo. Caso queira adicionar interessados, digite parte do nome do interessado, e:
• Se o interessado for exibido: clique sobre o nome do interessado.
• Se o interessado não for exibido: Digite o nome completo, tecle "enter" e clique em "Ok".
• Destinatários ( opcional ): Digite o destinatário do documento.
• Classificação por assuntos: É automaticamente preenchido, e não deve ser alterado.
• Observação desta Unidade ( opcional ): É um campo de livre preenchimento, onde devem ser inseridas informações que facilitem a identificação do processo. Essas informações podem ser recuperadas na pesquisa exclusivamente pela unidade que as inseriu.
• Nível de acesso: Permite definir o nível de acesso global do processo, se "sigiloso", se "restrito" ou se "público".

Clique em "Salvar". O documento aparecerá na árvore do processo.

Depois de iniciar um processo e incluir todos os documentos necessários, basta enviá-lo à unidade respectiva. A tramitação é eletrônica, por isso o processo é instantaneamente recebido pela outra unidade, para que ela faça a análise e os despachos necessários por meio do SEI.

É possível enviar um processo a mais de uma unidade ao mesmo tempo, caso elas não dependam umas das outras para dar os devidos despachos a esse processo e ainda manter o processo aberto na unidade de origem.

No SEI, qualquer servidor cadastrado no sistema pode assinar um documento eletronicamente. Isso é feito por meio de uso de senha ou de certificação digital. A senha é de uso pessoal e intransferível, e deve ser mantida em sigilo por cada servidor nenhum servidor pode utilizar a senha de outro. Por isso, guarde bem sua senha! Os documentos de um processo podem ser assinados por mais de um servidor, sem que necessariamente haja uma hierarquia de assinaturas. Para que um documento seja assinado por várias pessoas, ele deve ser ncluído num Bloco de Assinaturas no SEI.

O bloco deve ser disponibilizado às unidades que devem assinar o documento. Ele funciona como uma “pasta” que reúne e organiza despachos e permite que a chefia de sua unidade ou de outras unidades assinem qualquer documento que tenha sido criado por sua unidade.

Se um processo enviado a outra unidade contiver um documento sem assinatura, o conteúdo desse documento não poderá ser visualizado pela unidade que o recebeu. Trata-se de uma minuta. Por isso, é necessário assinar os documentos no SEI antes de enviar o processo a outra unidade.

Todos os usuários podem autuar processos eletrônicos em suas unidades.

A disponibilização de mecanismos de acessibilidade no SEI pode ser realizada ativando a opção "Ativar recursos de acessibilidade" no cadastro do usuário. Para realizar essa ativação, a Unidade Setorial deverá acessar o menu "Administração > Usuários > Listar" do SEI, consultar o usuário para alteração, selecionar a opção "Alterar Usuário" e marcar a opção "Ativar recursos de acessibilidade".

Importante frisar que, para o pleno funcionamento e ativação dos recursos de acessibilidade, é necessária também a configuração das opções de "Facilidade de Acesso" no computador do usuário. No sistema operacional Windows essas opções estão disponíveis no "Painel de Controle", opção "Facilidade de Acesso -> Central de Facilidade de Acesso". Ao acessar essa Central, deverão ser selecionadas as opções pertinentes às necessidades especiais do usuário.

Não. Os processos físicos continuarão físicos até seu arquivamento. Se for solicitado o desarquivamento do processo e o mesmo estiver digitalizado no Arquivo Geral da Secretaria Municipal de Administração – SMA, este poderá ter andamento no SEI, anexando o PDF no início do Processo. Se o processo desarquivado não estiver digitalizado no Arquivo Geral, ele segue sendo tramitado físico, até ser arquivado novamente.

O documento físico que chegar no Órgão ou Protocolo será digitalizado e inserido no SEI criando-se um processo SEI ou inserindo-o em um processo SEI já existente. Tanto o processo eletrônico gerado quanto o documento físico (que foi digitalizado) serão encaminhados à área competente.

Deve ser procurado o Ponto Focal do seu órgão mais próximo de você, que são os servidores já designados para auxiliar os colaboradores quanto ao uso da ferramenta, para sanar as dúvidas. A relação dos nomes dos Pontos Focais estão na relação destas perguntas frequentes: no item Sobre o SEI e também neste site área de Suporte do SEI. Caso os pontos focais não consigam sanar as dúvidas. Estes entrarão em contato com os Pontos Focais Centrais que se não souberem também sanar a dúvida, entraram em contato com o suporte da SEPLAG.

O sistema tem função multibrowser, entretanto, fica a sugestão pelos navegadores Chrome e Firefox, que apresentam melhor rendimento. O Internet Explorer tem apresentado inconsistências, portanto, evite o seu uso.

O programa é cedido gratuitamente, sem custos, através da celebração do Acordo de Cooperação Técnica nº 2/2023. entre o Estado do Rio de Janeiro por meio da Secretaria de transformação Digital e a PMVR.

Depois de iniciar um processo e incluir todos os documentos necessários, basta enviá-lo à unidade respectiva através do botão de “Enviar Processo”. A tramitação é eletrônica, por isso o processo é instantaneamente recebido pela outra unidade, para que ela faça a análise e os despachos necessários por meio do SEI.

É possível enviar um processo a mais de uma unidade ao mesmo tempo, caso elas não dependam umas das outras para dar os devidos despachos a esse processo. Também é possível encaminhar mais de um processo ao mesmo tempo, desde que, os processos sejam encaminhados para a mesma unidade.

No SEI, qualquer servidor cadastrado no sistema pode assinar um documento eletronicamente. Isso é feito por meio de uso de senha. A senha é de uso pessoal e intransferível, e deve ser mantida em sigilo por cada servidor – nenhum servidor pode utilizar a senha de outro. Por isso, guarde bem sua senha!

Os documentos de um processo podem ser assinados por mais de um servidor, sem que necessariamente haja uma hierarquia de assinaturas. Para que um documento seja assinado por várias pessoas, ele deve ser incluído num Bloco de Assinaturas no SEI. O bloco deve ser disponibilizado às unidades que devem assinar o documento.

Ele funciona como uma “pasta” que reúne e organiza despachos, e permite a assinatura de qualquer documento que tenha sido criado por sua unidade. e permite que a chefia de sua unidade ou de outras unidades assinem qualquer documento que tenha sido criado por sua unidade.

Se um processo enviado à outra unidade contiver um documento sem assinatura, o conteúdo desse documento não poderá ser visualizado pela unidade que o recebeu. Trata-se de uma minuta. Por isso, é necessário assinar os documentos no SEI antes de enviar o processo à outra unidade. Para mais informações, consulte o manual do usuário.

Não. Os acessos ao SEI são pessoais e intransferíveis, não sendo possível acessar o sistema através do e-mail da unidade.

Há 3 (três) formas de assinar documentos no SEI:

• Por usuários da própria unidade;
• Por usuários de outras unidades através de bloco de assinaturas; e/ou
• Por usuários externos.

É possível editar apenas documentos que foram produzidos pela sua unidade e que ainda não foram assinados e não foram acessados por terceiros (usuários de outras unidades ou através da Pesquisa Pública). Para editar um documento, o usuário deve:

• Entrar no processo desejado (clicar sobre o NUP do processo);
• Clicar sobre o documento desejado na árvore do processo (lateral esquerda da tela);
• Clicar no ícone “Editar Conteúdo”;
• Realizar as alterações desejadas;
• Clicar no botão “Salvar” (canto superior esquerdo da tela).

Para identificar se um processo foi ou não recebido em sua unidade, basta verificar a cor em que se encontra seu número na tela de controle de processos:

• Cor vermelha significa que o processo ainda não foi recebido na Unidade, ou seja, nenhum usuário da Unidade acessou o processo.
• Cor preta significa que o processo já foi acessado por algum usuário da unidade. Para identificar o recebedor, consulte o andamento do processo.
• Cor azul significa que o processo foi acessado pelo usuário logado que visualiza a cor azul.

Para acusar o recebimento de um processo, basta clicar no número do processo que estiver na cor vermelha e seu registro automaticamente aparecerá no andamento do processo. Para visualizar, clique em “Consultar Andamento”.